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正式场合“一言不合”就要写邮件,可你会写吗?

时间:2019-12-19 14:15

但你们注意到没有,虽说微信、QQ、公司OA沟通很方便,但是一遇到正式的事,就要写电子邮件。写邮件并非是职场人的专利,例如大学生给论文导师写邮件、给公司发实习申请、发求职简历、发活动报名表,职场人给客户发方案、给老板发工作总结、给海外酒店询问函,都需要用到邮件。

案例一中,第一个标题只说开会,但第二个标题却还告诉了你开什么会,而且依然很简洁,所以,这两个标题看似差异不大,但第二个邮件标题显然更好一点。当然,你也不用指望在标题中把所有内容都写上,邮件标题过长也会显得啰嗦并且显示不完整。

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文/林小白

咱们常说“细节决定成败”,即使一封小小的邮件,也代表着发邮件者各方面的技能素养,所以必需要注意细节:

部门来了三个新人,各有千秋。且用ABC来代替,入职日期相差一周左右。

●意图明了

指的就是让邮件接收人,一打开自己的邮箱,在还未点进去细看之前就知道你的这封邮件是要干嘛的。所以,你要特别注意你邮箱的名称和标题。

邮箱名称有时是自动抓取的,例如QQ邮箱的名称,就是你的QQ名字。在这里,请默默祈祷,你没用QQ邮箱发过任何重要邮件。如果有,请你再次默默祈祷,你的QQ名字不是非主流没有怪异的标点符号和庸俗污秽的字眼,如果有,那别祈祷了,祈祷也不管用了。

所以,我一般不建议用QQ邮箱发重要邮件,可以另外申请一个邮箱,邮箱地址就以“名字+数字”或“名字+职业”的形式来起。例如,我是林小白,生日4月5日,就可以把邮箱名定为“lxb0405@163.com”,最好邮箱地址没有连接线和下划线,因为有的人非常容易打错。

然后就是邮箱的显示名称了,请把显示名称设置为你的本名。正如前面提到的,一般需要我们发邮件的时候,都是比较正式的时候,既然正式,那么你一般都会用本名吧,所以把邮箱显示名称设置为本名最为稳妥。

截了一张我邮箱的收件箱,有的人显示名标题一看就知道是干嘛的

而邮箱的标题请你一定要填,如果不填,系统用自动以附件的名字命名,如果没有附件,那么邮箱名就是空白。试想想,你收到了一位陌生名字的人给你发的空白标题的邮件,你会选择点进去吗?你可能会想是不是病毒,然后删掉了。

标题请用20个字以内概括。我个人写邮件有个习惯,如果对方没有对邮件标题有一定的要求,那么我一般是采取“【类别】+姓名+关键字”的形式。例如,【应聘】林小白董事长秘书,【投稿】林小白《别让你的本事跟不上你的年龄和欲望》,【旅行志愿者报名】林小白行走5国16省……

这样对方就能一目了然知道你为什么写了这封邮件,你是谁,你的主要内容是什么。

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C同事发邮件,如下

但日常如果不重视写邮件的“套路”,那么你到正经场合就会掉链子,比如,附件忘记加了、附件出错、没有标题以及对方看了半天不知道你要说什么的尴尬事件发生。

四、完整表述,准确表达

称呼十分重要,顶格写,职场中一般用职位来称呼,比如张经理,李主管等等。

首先,一封好的邮件肯定符合这3个条件:意图明了、逻辑清晰、版式干净。

比如:会议时间写为“2016年5月18日”,显然这并不能让别人了解会议的具体时间。

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●逻辑清晰

如果你的邮件有附件,那么在正文部分只要用寥寥数语简单带过,解释主要内容见附件就可以了。

但如果你的邮件没有附件,那么你务必注意正文的书写。这时,建议采用“三段式”书写。“三段式”并不是指你的邮件正文只能分三个自然段,而是你要表达的内容需要分成三段,也就是简单表明来信原因、内容主体、表达感谢或盼回复这三大段。

首先,要简单表明你写这封邮件的来意,用一两句话说清楚就可以了。唯一需要注意的事,开头要写“您好”。

接着,内容主体就是无附件邮件的重要部分,这个部分需要逻辑清晰地把是事情说清楚。如果要写的内容比较多,请做到每段只讲一件事。

最后,写下感谢语或盼回复之类的字眼,再留下落款和日期就可以了。

当然这只是小小的例子,中国文字博大精深,一字之差所表述的含意往往大相径庭,所以,邮件用词可能不需要太华丽,但却最起码要做到表达准确无误,避免歧义和含混不清。

不要小看邮件,这是你专业性的一部分。

●版式干净

首先,邮件正文不要用任何背景图,不要加任何背景音乐,也尽量少用不同的颜色、大小、字体进行排版。

正文部分,至多用两种字体、两种颜色。在排版的时候,如果有重点内容需要突出强调,请用加粗不要用斜体。同时注意分段,不要把文字都堆在一起,一段文字不要超过10行。

然后还需要注意每个段落要首行缩进两个字符。现如今很多新闻在手机呈现的时候,是每段首行不缩进的,所以有的人受现在手机阅读新闻的影响,会把这种习惯带到了写邮件中。所以特别点出来,大家要注意咯。

最后有个特别关键的,要养成正确的发邮件流程。即插入附件——复查附件——撰写正文——拟写标题——填上收件人,这样就能避免附件忘记插入、标题忘记写的情况。

但很多人是习惯按照写邮件页面从上到下填,这样就很容易遗忘某个环节,因为一旦你把收件人填上了,即便你发的是一封什么都没有的邮件,也能顺利发出去。而把填写收件人放在最后一步,就能完全避免这个情况的发生。

此外,复查附件非常重要。因为有可能你的桌面上有两个文件名极其相似的文档,你传的是另外一个,而没有复查,对方收到后打开真的会一脸懵。不要问我为什么知道,因为我这个写邮件“老司机”,前两天竟然犯了这个错。

澳门新葡8455手机版 ,别忽视每个能为你加分的细节,当你发了一封“意图明了、逻辑清晰、版式干净”的邮件抵达对方的邮箱,而对方看到一屏幕都是些见了鬼的邮箱名称和邮件标题的时候,你的邮件就是一股清流,他会选择先打开你的邮箱,然后留意下这么懂得“邮件社交礼仪”的家伙是谁。

—END—

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作者概况:林小白。热衷旅行,热爱写作,正过着白昼写公文、晚上写故事的生活。

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正文:空两格 开始,结尾要有祝福语,一般公司都有签名格式,提前设置即可。

怎么写电子邮件,现在被很多职场人忽略了。因为现在线上沟通太方便了,微信、QQ、公司OA,任何一个媒介都比电子邮件来得快。

二、给邮件“戴个帽子”

邮件正文:

不管是沟通还是要发一个通知类的邮件,都会有一个背景或出发点,通俗点说也就是事情的前因后果来拢去脉。邮件开首就要把这些都讲清楚,这可以避免很多邮件接收者看了半天还云里雾里不知道事情到底是从何说起。

奇葩如此,又有何求呢?工作这么久,真是第一次见。

一、写一个简明扼要总结邮件目的的标题

2.分清收件人和抄送人(具体要分情况,针对刚入职先做基本了解)

3、注意收件者的排序,一般按照职务来进行(有些公司可能会有其它的规则)

我很欣喜的表扬他,终于见到一个标点符号。但是时间也没长久,一个标点都找不到了。

如果想要表达或沟通的内容比较复杂,很多人就会觉得邮件很难表达清楚。即使表达清楚,也会觉得需要密密麻麻写上一大堆看起来好累人。但其实如果你能把需要表达的内容分类,一项一项,一条一条来讲,则很容易用最少的文字来表达清楚更多的内容。当然这很考验一个人的逻辑思维及总结能力,但只要用的多了,你就会发现,再复杂的事情,也可以通过分成123来清晰表达。

2.提醒后不改进,用自己的判断来做事。

另外,对于一些特别重要的信息或者有时间要求的反馈,则需要进行特别提示,字体加粗、红色字体或下划线都是好办法。

A同事发邮件,模拟如下:

有很多新人常会把收件人和抄送人全部都写在收件人中。这样可能会导致的后果是:邮件接受者可能会不清楚此事究竟需要谁来具体落实或反馈,而最终也可能会出现无人落实或反馈的情况。

经过提醒之后,改善为:

“戴个帽子”还会使邮件看起来更完整,进入正题不那么突兀。

  1. 主题不简洁

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收件人是当事人,收到你的讯自之后,需要做一些动作的人。

三、邮件正文层次要清楚,善用1、2、3式分层级表达方式

有次开玩笑的问他原因,他说切换太麻烦了。

另外,邮件一定要有标题,这可方便日后的搜索查找,很多人常常不写标题,这类邮件其实非常让人不爽。

如果是对外的商业信函,会写顺颂商祺。

4、少用感叹号(感叹号会给人带情绪的错觉,少用为妙)

抄送人是需要知悉,了解此事的人。

写邮件很容易?的确不难,但是要在工作中写好一封邮件也很不容易。邮件是大部分公司日常工作最常用的工具,对于刚入司的新人也是首先要掌握的初级技能。把邮件写好考验的不仅仅是文字功底,还是对逻辑思维能力、文字总结能力的考验。我所在的公司,入司半年左右的新人所写的重要邮件,一般也都需要主管审核修改多次后才能算合格。那么写一封好的邮件要注意哪些要素呢?

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5、邮件最后写上:谢谢!

情况1 此问题经过我测试确认没问题请你再确认有问题反馈给我

要把事情用邮件讲清楚,需要特别注意文字表述的完整性和准确性。

2.有时候不写称呼

案例二,假如你收到第一标题的邮件,你一定很疑惑到底要沟通什么,但如果是第二个邮件,你可能一看就明白这邮件所为何来。

B同事发邮件,也很有特点:

六、注意邮件细节。

再次提醒之后改善为:

邮件的标题可不是像有些文章一样为了吸引眼球而起的古怪神秘才好。相反,工作中的邮件标题需要简洁明了的解释邮件的目的或内容,让接收者即使不打开邮件看正文,也会对此邮件涉及的内容有一个初步的了解。

1. 收件者与邮件正文称呼不对,明明是发给一个人却写各位,或是想发给大家却没有注意到收件人。

1、除标题、特别提示内容外,字体字号要统一

1.可读性差,每次看他的邮件,我都有种痛苦的感觉。

2、对邮件接收者使用尊称,多用“您”

刚开始没什么印象,几次邮件接触下来,有个共同的特点。

再如:“一季度业绩达成500万以上的业务人员可以获得奖励”,看到这句话,那些业绩刚好是500万的人,可能就会有疑惑,自己到底是不是可以获得奖励呢?但是如果改为“一季度业绩达成500万(含)以上的业务人员可以获得奖励”的话,这问题就可迎刃而解了。

情况2 此问题 经 过 咱 测试 确认 没问题请你 再确认 有问题 反馈 给 我

收件人是指沟通或事务需要落实的直接对象;而抄送人是指需要了解某事,但无需要具体落实或者仅需要关注落实进度的人员。

1.邮件主题:简洁明了,比如C的邮件主题可以这样写:待验PO已完成

五、正确填写“收件人”和“抄送人”

3.邮件正文:

B的邮件有什么问题呢?

3.收件人与抄送人分不清

C的邮件有什么问题呢?

我们来总结下邮件应该怎么发?

2.  没有正文

A的邮件有什么问题呢?

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